Microsoft Excel Avanzado

MICROSOFT EXCEL AVANZADO

Al igual que en Microsoft Word estuvimos en dos módulos, en excel igual, en el anterior aprendimos cosas básicas tales como la forma en la que se trabaja en excel las operaciones matemáticas básicas que podemos hacer. Entonces llegó el momento de pasar a excel avanzado en el que aprendimos más funciones y más complejas como lo demuestran los siguientes ejercicios.

DESARROLLO DE EJERCICIOS

1.¿Cómo aplicar tablas dinámicas para organizar los datos?

Las tablas dinámicas aprendí  a usarlas en la tablas donde queremos tener los datos clasificados de cierta forma, para tener una idea más clara de que es esto de las tablas dinámicas pensemos en los filtros. Este tema tiene mucha similitud a los filtros ya que se organizan los datos de la tabla a modo que sea fácil obtener un dato sólo con seleccionarlo con la diferencia de que acá se realiza un promedio de cantidades. Por ejemplo en una tabla tenemos las ventas hechas de ciertos productos en ciertos países, entonces Imaginemos que queremos que nos parezcan la sumatoria de ventas realizadas sólo de un producto o sólo de lo que se vendió un país, pues allí es donde las tablas dinámicas nos ayudan.

Pasos para usar las tablas dinámicas:

1. Trazamos un rango que comience desde los encabezados hasta el último dato.
2. Ir a la ficha insertar. 
3. Ir a grupo tabla y seleccionar el comando tabla dinámica.
4. Luego en la ventana del cuadro de dialogo activamos los elementos con los que queremos trabajar.
5. Alli hay cuatro apartados en los cuales se dividirán todos los datos de la tabla y acorde a como los ubiquemos así la tabla dinámica nos filtrará las datos. 

Por ejemplo  en la siguiente imagen yo quiero saber cuáles son las ventas realizadas de consolas de juegos solo en un país entonces allí solo ocupo los elemento producto, país y ventas.

       

2.¿Cómo hacer uso de la función lógica SI?

Como ya expliqué antes, las funciones financieras son herramientas que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas de forma sencilla. Una de esas funciones es la función lógica SI. Esa función nos permite determinar si un valor es verdadero o falso, por ejemplo, usando esta función aprendí que nos puede ayudar a determinar si ciertos alumnos aprobaron sus calificaciones o no sólo con digitar la fórmula y los datos.

Pasos para aplicar la función lógica SI:

Como ejercicio usemos las tres notas de periodo de un estudiante y el promedio para ver si aprobó la materia.

1. Seleccionamos una celda en la que se dará el resultado anual del estudiante.
2. Nos vamos a la barra de fórmulas y seleccionamos la herramienta función.
3. Alli buscamos la función que dice SI.
4. La seleccionamos y se nos abrirá otra ventana de cuadro de dialogo.
5. En la primer casilla llamada prueba lógica escribimos la celda donde está la nota promedio (F9>=7) el  >=7 significa que sea mayor o igual a 7. 
6. En la segunda casilla llamada valor verdadero escribimos Aprobó.
7. En la casilla valor falso digitamos Reprobó.
8. Por último solo aceptamos y ya.

3.¿Cómo aplicar filtros a tablas de datos?

En el ejercicio 1 escribí acerca de los filtros al compararlos con las tablas dinámicas, pero tal como expliqué los filtros son totalmente diferentes ya que estos nos permiten tal como lo indica su nombre filtrar datos dentro de una matriz. Por ejemplo, aprendí que en una floristería puedo ocupar los filtros para filtrar datos de una planta y ver cuál esta disponible en que color, que tamaño y cuál es su precio.

Pasos para filtrar datos en una matriz:

1. Seleccionar los encabezados de la tabla.
2. Ir a ficha datos y grupo ordenar y filtrar.
3. Seleccionamos el comando filtros.
4. Por último ya solo filtramos los datos de la columna que queremos conocer como se muestra en la siguiente imagen

 

4.¿Cómo utilizar la función consulta v?

Cuando hablamos de esta función sigamos pensando siempre en los filtros. Pero ya se explicó que los filtros son una herramienta muy diferentes a esta función ya que aquí nosotros podemos extraer datos de alguna matriz pero a diferencia de los filtros esta función es más específica y conlleva un procedimiento más largo. Por ejemplo aprendí que en una tienda de zapatos sirve para encontrar el zapato en el color y talla que se encuentran sólo digitando un código con el que el modelo está identificado. Y también aprendí a aplicar esto en otros ámbitos tal como una tienda de electrodomésticos y otros.

Pasos para aplicar la consulta v a una matriz:

1. Función FX en la barra de fórmulas.
2. Seleccionar en categorías.
3. Buscamos Consultav.
4. El primer argumento se llena con la ficha a la cual se añadirá el código.
5. El segundo se llena seleccionando el rango de datos de la matriz.
6. El tercero lo llenamos editando el número de la columna en la que se está trabajando y listo.

5.¿Cómo usar el formato condicional?

Con el formato condicional no nos complicamos ya que son rangos en condición y criterios. La forma de trabajar esta herramienta es basándonos en valores lógicos en una cantidad de datos es decir si del número 1-20, 20 es el más alto eso no cambiará ya que es un valor lógico. El formato condicional se trabaja con los siguientes colores:

Rojo = valores altos

Amarillo  = valores intermedios

Verdes = valores bajos

En conclusión el formato condicional sirve cuando presentamos informes de datos en los que mostramos cuales son los valores altos, intermedios y bajos.

Pasos para aplicar el formato condicional a un conjunto de datos:

1. De la tabla de datos solo seleccionar las celdas en las que están los valores.
2. Ir a ficha inicio.
3. Ubicarnos en el grupo estilos.
4. Seleccionar el comando formato condicional. 
5. Alli nosotros elegimos cualquiera de las formas para graficar los datos ya sean en una barra de datos con color, con escalas de color o con conjuntos de iconos.

 

6.¿Cómo aplicar la función financiera valor futuro (vf)?

A diferencia de las funciones de las que ya hablamos, la función VF es una función financiera, es decir que es de utilidad en el ámbito de operaciones relacionadas con finanzas. En excel hay muchas funciones financieras y cada una tiene su propio operación. En el caso de la función valor futuro, su nombre nos da una idea de cuál es su propósito ya que se utiliza para conocer cuánto será el valor futuro de una inversión.

Pasos para aplicar la función valor futuro (vf):

1. Función FX en la barra de fórmulas.
2. Buscar la función VF la seleccionamos y nos abrirá una ventana de cuadro de diálogo con 3 argumentos básicos. 
3. En el primero digitamos el interés que se nos entregará por la inversión. 
4. En el segundo digitamos el tiempo en meses en los que se estará entregando el dinero.
5. En el tercero digitamos la cantidad de dinero que invertiremos cada mes con un signo negativo antes, ya que es un dinero que saldrá de nuestro bolsillo.